การประชุม AGM ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-meeting)

การจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี (AGM) ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า e-meeting เป็นเรื่องที่คณะกรรมการมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญมากยิ่งขึ้น หลังจากที่มีการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา (COVID-19) ตั้งแต่ปลายปี 2562 เป็นต้นมา ซึ่งส่งผลกระทบต่อเศรษฐกิจและสังคมไปทั่วโลก ธุรกิจทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ต่างได้รับผลกระทบถ้วนหน้า ประชาชนต้องเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing) และงดการรวมตัวกัน เช่น การเข้าร่วมประชุมหรือชุมนุมขนาดใหญ่ เพื่อลดการแพร่ระบาดของไวรัส จึงส่งผลให้การจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีของบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ฯในช่วงปีที่ผ่านมา ต้องเลื่อนออกไปตามสถานการณ์ COVID-19

จากสถานการณ์ดังกล่าว รัฐบาลไทยจึงได้มีการยกเลิกประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และประกาศให้ใช้พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 แทน โดยเริ่มมีผลบังคับใช้ตั้งแต่ 19 เมษายน 2563 ซึ่งทำให้บริษัทจดทะเบียนสามารถจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น หรือการประชุมของคณะกรรมการต่างๆ ได้ โดยที่ผู้ร่วมประชุมไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือ และแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ต่อมาในปี 2564 ก.ล.ต. ได้มีหนังสือเวียนถึงบริษัทจดทะเบียนทุกแห่ง เพื่อขอความร่วมมือในการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี 2564 โดยขอให้บริษัทจดทะเบียนที่ยังอยู่ระหว่างเตรียมจัดประชุม AGM พิจารณาปรับรูปแบบเป็นการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-meeting) เพื่อลดความเสี่ยงของการแพร่กระจายเชื้อไวรัส COVID-19 ทั้งนี้ หากพิจารณาข้อมูลการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี 2564 ของบริษัทจดทะเบียนบนเว็บไซต์ของตลาดหลักทรัพย์ฯ พบว่า บริษัทจดทะเบียนมีการจัด AGM ในรูปแบบการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-meeting) มากยิ่งขึ้น

          การจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-meeting) นั้น สิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึง คือ ผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่ายต้องสามารถเข้าถึงการประชุมได้ (accessible) มีความโปร่งใส (transparent) มีประสิทธิภาพ (efficient) และมีความคุ้มค่า (cost-effective) โดยคณะกรรมการควรทำหน้าที่ตรวจสอบและกำกับดูแลให้มีการดำเนินการเป็นไปตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี ทั้งนี้ สามารถสรุปแนวปฏิบัติที่ดีของการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี ในรูปแบบ e-meeting ได้ดังนี้

1.    รับฟังความเห็นของผู้ถือหุ้นที่มีต่อรูปแบบการจัดประชุม AGM ที่ทางบริษัทได้เลือกไว้ ก่อนที่จะส่งใบมอบฉันทะ (proxy) ให้แก่ผู้ถือหุ้น

2.    พิจารณาวาระที่ต้องได้รับการอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น และวิธีการที่จะส่งเสริมให้เกิดการอภิปรายในแต่ละวาระ

3.   ตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าผู้ถือหุ้นทุกคนสามารถเข้าประชุมได้อย่างเท่าเทียมกัน รวมถึงสามารถให้ข้อเสนอแนะต่างๆได้

4.    ตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าผู้ถือหุ้นสามารถที่จะเข้าถึงคณะกรรมการได้ รวมถึงการเห็นภาพและเสียงในระหว่างการประชุม

5.   ตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่ามีระบบที่สามารถรองรับการเข้าร่วมประชุมของผู้ถือหุ้นได้ตามจำนวนที่กำหนดไว้และมีระบบที่ช่วยให้ผู้ถือหุ้นที่อยู่ทางไกลสามารถเข้าประชุมได้ ทั้งนี้ ควรมีการรับฟังความคิดเห็นหลังจากการประชุมเสร็จแล้ว เพื่อนำไปพัฒนาและปรับปรุงในการประชุมครั้งต่อไป

6.    กำหนดกระบวนการและแนวปฏิบัติในการประชุมอย่างเป็นทางการ เพื่อให้เกิดความโปร่งใส

7.    กำหนดให้มีการถามคำถามและแสดงความคิดเห็นอย่างเป็นระบบ รวมถึงบันทึกคำถามและคำตอบในการประชุม และเผยแพร่ไว้บนเว็บไซต์ของบริษัท

8.    เผยแพร่วิดีโอการประชุมไว้บนเว็บไซต์ของบริษัท

แนวปฏิบัติที่ดีเหล่านี้ เป็นสิ่งที่คณะกรรมการควรจะให้ความสำคัญ และใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติสำหรับการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-meeting) ซึ่งบริษัทจดทะเบียนมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนการจัดประชุม AGM มาเป็นการจัดในรูปแบบ e-meeting มากขึ้น อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นการจัดประชุมในรูปแบบใด คณะกรรมการควรต้องให้ความสำคัญกับผู้ถือหุ้นเป็นหลัก โดยผู้ถือหุ้นต้องได้รับสิทธิขั้นพื้นฐานและมีการปฏิบัติต่อผู้ถือหุ้นทุกฝ่ายอย่างเท่าเทียมกัน เช่น สิทธิในการเข้าประชุมและออกเสียงลงคะแนน การเลือกตั้งกรรมการ การพิจารณาค่าตอบแทนกรรมการ การพิจารณาเงินปันผล เป็นต้น

ข้อมูลอ้างอิง

·       สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA), 2563. การรับรองระบบควบคุมการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting).

·       Broadridge, 2018. Principles and Best Practices for Virtual Annual Shareowner Meetings.

·       PwC, 2020. Virtual shareholder meetings Lessons learned from 2020.

ศิริพร วงศ์เขียว
 นักวิเคราะห์ CG อาวุโส
สมาคมส่งเสริมสถาบันกรรมการบริษัทไทย(IOD)